Закупки — что это и для чего

Закупки являются процессом поиска, согласования условий и приобретения товаров, услуг или работ из внешнего источника, часто с помощью торгов или конкурентных торгов процесса. Этот процесс используется для гарантии того, что покупатель получает товары, услуги или работы по наилучшей возможной цене, когда сравниваются такие аспекты, как качество, количество, время и местоположение. Корпорации и государственные органы часто определяют процессы, предназначенные для поощрения честной и открытой конкуренции для их бизнеса при минимизации рисков, таких как подверженность мошенничеству и сговору.

Почти все решения о покупке включают такие факторы, как доставка и обработка, предельная выгода и колебания цен. Закупки обычно включают принятие решений о покупке в условиях дефицита. Если имеются достоверные данные, эффективная практика заключается в использовании методов экономического анализа, таких как анализ затрат и выгод или анализ затрат и полезности. Обучение закупкам можно пройти в специализированных школах, на каких-то курсах, у профессионалов своего дела.

912380

Важное различие должно быть сделано между анализами без риска и с риском. Там, где присутствует риск, будь то затраты или выгоды, следует использовать концепцию наилучшей стоимости.

Закупочная деятельность также часто делится на две категории: прямые и косвенные расходы. Прямые расходы относятся к закупкам, связанным с производством, которые охватывают все предметы, которые являются частью готовой продукции, такие как сырье, компоненты и детали. Прямые закупки, на которых сосредоточено управление цепочками поставок , напрямую влияют на производственный процесс производственных фирм. Напротив, косвенные закупки касаются не связанных с производством приобретений: получение «операционных ресурсов», которые компания покупает для обеспечения своей деятельности. Непрямые закупки включают в себя широкий спектр товаров и услуг, начиная от стандартных товаров, таких как канцелярские товары и машинные смазки к сложным и дорогостоящим продуктам и услугам, таким как тяжелое оборудование, консалтинговые услуги и услуги аутсорсинга .

Жизненный цикл закупок

Большинство организаций рассматривают свой процесс закупок с точки зрения жизненного цикла.  Различные консалтинговые фирмы и эксперты разработали различные структуры. Некоторые из наиболее распространенных шагов из самых популярных платформ включают в себя:

17_main

  • Определение потребности и анализа требований является внутренним этапом, который включает в себя понимание целей бизнеса путем установления краткосрочной стратегии (от трех до пяти лет) для общей категории расходов с последующим определением технического направления и требований.
  • Анализ рынка на внешнем макроуровне : Как только организация поймет свои требования, ей следует оценить внешний рынок в целом. Ключевой частью анализа рынка является понимание общей конкурентоспособности рынка и тенденций, которые могут повлиять на организацию.
  • Анализ затрат — это накопление, анализ и манипулирование данными о расходах для сравнений и прогнозов. Анализ затрат важен, чтобы помочь организации принять решение о покупке.
  • Идентификация поставщика включает определение конкретных поставщиков, которые могут предоставить требуемый продукт или услуги. Есть много источников для поиска потенциальных поставщиков. Один хороший источник — это торговые выставки. Современное программное обеспечение для закупок часто включает каталог поставщиков стандартизированных товаров и услуг.
  • Соглашение о неразглашении (NDA) : вполне нормально просить поставщиков подписать NDA до их взаимодействия с ними. Это защищает организацию, где конфиденциальная информация передается нескольким потенциальным поставщикам, прежде чем выпускать подробные требования, которые часто указывают на стратегические решения, принятые фирмой.
  • Взаимодействие с поставщиками. Когда один или несколько подходящих поставщиков определены, организация обычно проводит конкурсные торги . Организации могут использовать различные методы конкурентных торгов , включая просьбы о котировке , запросы предложений , запросы о предоставлении информации , запросы на конкурс , запрос для решения или просьбы о сотрудничестве. Некоторые учреждения предпочитают использовать службу уведомлений, чтобы поднять конкуренцию за выбранную возможность. Эти системы могут быть либо непосредственно из их программного обеспечения для электронных торгов, либо как перепакованное уведомление от внешней системы. На этом этапе может быть установлен прямой контакт с поставщиками. Сверяются со ссылками на качество продукции / услуг, и исследуются любые требования к последующим услугам, включая установку, обслуживание и гарантию . Образцы рассматриваемого продукта / услуги могут быть исследованы или проведены испытания. Организации должны провести оценку рисков, анализ совокупной стоимости владения и оценку наилучшей стоимости до выбора окончательных поставщиков / решения.
  • Переговоры и заключение договоров: переговоры ведутся, которые часто включают в себя цену, доступность, настройку и график поставки. Детали обрисованы в общих чертах в заказе на покупку или более формальном контракте .
  • Управление логистикой и производительностью. Подготовка, ускорение , отгрузка, доставка и оплата поставщика товара / услуги завершены на основе условий контракта. Установка и обучение также могут быть включены. Организация должна оценить производительность продукта / услуги по мере их потребления. Система показателей поставщика является популярным инструментом для этой цели. Когда продукт / услуга потребляется или утилизируется, срок действия договора истекает или продукт или услуга подлежат повторному заказу, организация должна проанализировать свой опыт работы с продуктом / услугой. Если продукт / услугу необходимо переупорядочить, компания решает, стоит ли рассматривать других поставщиков или продолжить работу с тем же поставщиком.
  • Управление и связь с поставщиками. Организации, имеющие более стратегические товары или услуги, которым требуется постоянный интерфейс с поставщиком, будут использовать процесс управления взаимоотношениями с поставщиками . Стратегические аутсорсинговые отношения должны устанавливать формальные процессы управления.