Информация от курсов секретарей: что должен делать референт

Профессия секретарь-референт востребована всегда. К должности предъявляется много обязанностей и требований, которые необходимо выполнять, чтобы соответствовать занимаемой должности. Большинство людей считают, что в обязанности секретаря входит: варить кофе, печатать документы на ПК, делать бронь ж/д и авиабилетов, распределять звонки. Это ошибочное мнение. Уже стерты стереотипы, что все секретари-референты исполняют роль любовниц для своего начальника. В данной статье будет рассказано о том, что должен делать секретарь-референт, что входит в его основные обязанности на рабочем месте.

img-5668-1-advert-asictent-administratora

В чем обязанности секретаря-референта заключаются

Большинство офис-менеджеров, топ-менеджеров, руководителей отделов начинали свою карьеру именно с этой профессии. Подобная работа развивает коммуникабельность, организованность, ответственность. Каждая компания, крупная или малая, имеет вакансию секретаря-референта. Специалист необходим для организации бизнеса.

При приеме на работу, предпочтение отдается соискателям с высшим образованием, уверенным пользователям ПК, владеющих английским языком, знакомыми с основами делопроизводства. От секретаря также требуется пунктуальность, ответственность, презентабельный внешний вид, организованность. При этом, чтобы стать хорошим востребованным специалистом или пройти собеседование на эту вакансию, необязательно иметь высшее образование. Достаточно пройти специальные курсы, где можно за 1-6 месяцев овладеть всеми навыками, которые необходимы в работе на высоком уровне — узнать подробно, что могут предложить курсы секретарей-референтов https://spbshb.ru/secretary-referent-course.

Должность секретаря в любой компании предполагает ряд обязанностей, которые должен выполнять специалист во время рабочего дня:

  1. Знать всю внутреннюю документацию.
  2. Владеть грамотно офисной техникой.
  3. Владеть навыками быстрой печати.
  4. Вести документооборот.
  5. Вести деловую переписку.
  6. Выполнять поручения руководства.
  7. Вести прием граждан согласно расписанию.
  8. Вести контроль за перемещением всей документации из одного отдела в другой.
  9. Знать структуру компании и историю ее развития.
  10. Помогать в планировании рабочего графика начальника.
  11. подготавливать и организовывать деловые переговоры.
  12. Бронировать гостиницы, билеты на любой вид транспорта.
  13. Знать свои права, обязанности согласно должной инструкции.
  14. Выполнять прочие индивидуальные поручения руководителя.

Должностная инструкция: обязанности, права и ответственность

Должностная инструкция является основным документом организационно-правового характера для секретаря. В каждой организации своя нормативная должностная инструкция для сотрудника. При приеме на работу сотрудник обязан ознакомиться с должностной инструкцией. Документ содержит общие положения компании, ее историю, год основания, сферу деятельности. В нем указано перечень документов, с которыми необходимо работать сотруднику. Есть специальный пункт, кто будет замещать специалиста на момент его отсутствия во время больничного, отпуска, иных причин невыход на работу.

В должной инструкции содержится специальный раздел с указанием функциональных обязанностей секретаря. Как правило, в обязанности входит работа с корреспонденцией, которую ежедневно нужно получать и отправлять, готовить документы на подпись руководству, регистрировать входящую документацию, организовывать и контролировать в штатном режиме работу приемной, вести делопроизводство, выполнять отдельные поручения руководства. К отдельным поручениям может относиться вызов такси, заказ авиа и ж/д билетов, организация встречи с партнерами, бронирование гостиниц, вызов сотрудников к руководству по его поручению, и многое другое.

thumbnail_482674

Закупкой канцтоваров также может заниматься секретарь-референт. Именно он может отвечать за канцелярские принадлежности, которых должно всегда быть в избытке. Секретарь по поручению руководства может заниматься планированием совещаний, записью сообщений для начальства.

После того, как сотрудник ознакомился с должностной инструкцией, он обязан ее подписать. Подпись означает, что сотрудник полностью согласен с предложенными функциональными обязанностями и готов их выполнять. Невыполнение указанных обязанностей, может вести за собой наложение дисциплинарного взыскания в виде: штрафа, выговора, несоответствия занимаемой должности.

Ответственность секретаря-референта наступает за отказ от выполнения служебных обязанностей (частично или полностью), за халатность в работе, за грубое нарушение инструкций, приказов и положений, за несоблюдение уклада компании, за нарушение рабочей дисциплины и многое другое, согласно должностной инструкции.

Помимо обязанностей у секретаря-референта есть определенные права, на которые он может рассчитывать. Сотрудник может затребовать и истребовать любой документ, который ему необходим для работы. Для таких ситуаций в каждой организации есть утвержденная инструкция. Важным моментом в работе секретаря является правильное и своевременное распределение звонков. Если каким-либо сотрудником совершено дисциплинарное нарушение, секретарь должен потребовать объяснений от этих сотрудников и сообщить о данном факте напрямую руководству. Рабочее место секретаря должно быть полностью соответствовать всем нормам охраны труда и безопасности. В случае больничного, сотрудник должен получить компенсационные выплаты. Это касается также ежегодного отпуска, отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет.

У секретаря-референта обязательно должно содержаться рабочее место в чистоте. В приемной не должно быть пыли и грязи. Обязательно нужно следить за тем, чтобы сахар, питьевая вода, салфетки, столовые приборы, чай, кофе и сладости всегда были в наличии.

image

В документообороте должен быть всегда порядок. Ежедневно необходимо оформлять обложки новых дел, подшивать входящую документацию, пронумеровывать страницы. Делать рассылки судебных копий (если имеются).