7.6

если обстоятельства этого не подтверждают.

При написании письма как части большой организации следует использовать «Мы» вместо «Я». Фирма действует коллективно, никто, кроме президента, не имеет права на местоимение первого лица, и он (если он мудр) редко пользуется им. Если вопрос настолько близок к личному, что нужно сделать «Мы» несколько смешным, то «я», конечно, будет использоваться вместо этого. Но нужно быть последовательным. Если «I» используется вначале, его следует продолжать повсюду.

Точно так же письмо должно быть адресовано фирме, а не лицу, поскольку, если человек окажется отсутствующим, тогда кто-то может взять его на себя. Но адрес должен также содержать имя адресата (по возможности) или «Менеджер рекламы», «Менеджер персонала» или любое другое обозначение его позиции. Имя может быть помещено в нижний левый угол буквы «Внимание г-н Грин» или «Менеджер рекламы рекламы», и оно также может быть размещено чуть выше приветствия внутри письма. Иногда предмет письма указывается таким же образом, пересылка Ре Монтаны , рукопись Ре Смайти т. д. Эти строки могут быть напечатаны красным или заглавными буквами, чтобы сразу привлечь внимание читателя. Если письмо длится более двух страниц, эта строка часто добавляется на последующие страницы, очень удобное устройство, поскольку буквы иногда теряются в файлах, и это помогает их найти.

Деловое письмо никогда не должно быть дольше, чем необходимо. Если трех линий достаточно, абсурдно использовать больше, особенно если письмо направляется к фирме, которая обрабатывает большое соответствие. Кто-то сказал с большей правдой, чем преувеличением, что ни один человек к югу от Четырнадцатой улицы в Нью-Йорке не читает письмо длиной более трех строк. Но есть опасность, что слишком короткое письмо будет звучать грубо. Почтовые заказные дома, которые обслуживают небольшие города и сельские районы, говорят, что при прочих равных условиях это длинное письмо о продаже, которое приносит наилучшие результаты.

Похожие материалы: